デジタルを活用したイベントの企画・運営の新潮流

再注目！飛躍的に増えたスタンプラリー

まず、イベントの企画面におけるデジタル化をみていきましょう。デジタルのチカラによって、最もわかりやすい形で変化したのが、周遊企画のド定番施策であるスタンプラリーです。エイエイピーも手を変え品を変え、実に多くのスタンプラリーの企画運営を手掛けてきました。しかし、スタンプラリー自体は、長らく親しまれてきた手法だけに、企画としてはフレッシュな印象が薄い施策でした。そして、そのような状況にダメ押しをするように、新型コロナウィルスによる感染被害が拡大し、三密の回避や外出自粛の動きが拡がっていきます。当然のことながら、台紙にハンコを押していく従来型のスタンプラリーは一斉に中止・休止を余儀なくされ、我々としても途方に暮れた時期がありました。ところが、その後、少しづつ状況が緩和されていくとともに、人流も徐々に回復。そこにデジタルを取り入れたスタンプラリーが登場し、今ではコロナ禍以前に勝るとも劣らない勢いで、実施が拡がっています。コロナ禍が無ければ、我々は今でも企画書に従来型のスタンプラリーを、何の迷いもなく加えていたかもしれません。

コロナ禍がもたらしたブレークスルー

次に、イベントの運営面におけるデジタル化について考えてみます。今では、イベント会場だけでなく小さな小売店などでも、当たり前に設置してある、画面に顔を近づけるタイプの検温器。あれは、ちょっと前までは、導入に高額な費用が必要な特別な機器でした。同じく、展示会などではお馴染みとなった、二次元コードを使った受付システム。あれも、余程大きなイベントでなければ使えない、我々にとっては高値の花のデバイスのひとつでした。以前は、受付にずらっとスタッフを並べて、来場者が来たらプリントアウトした参加者名簿にレ点をつけて、参加費用を頂戴して、入場証をお渡しして、名刺を保管して・・・こんなやり方がスタンダードでしたが、今では、受付用の機器にピッとコードをかざすだけで、瞬時に受付が終了。しかも、誰が何時に受付したのかも、リアルタイムに共有することが可能になりました。ブレークスルーは突然やってくる、とは言いますが、まさかこんなに短期間で様変わりするとは全く想像をしていませんでした。

他にもある、様々なデジタル化の恩恵

イベント運営側から見たデジタル化の恩恵は、先に挙げた、スピードアップや正確性の向上、リアルタイムに状況の把握ができる、などがありますが、キャッシュレス化も、非常に大きな進化のひとつです。参加費を当日徴収するようなイベントの場合、あまりセキュリティ環境の良くない場所で、現金管理をしなくてはならず、運営側としては最も神経を使う業務のひとつでしたが、今では申し込みや受付と同時に決済できるシステムも多く開発をされており、釣銭の渡し間違えや、輸送時の遺失などのリスクを回避できるようになりました。

まだまだ進化中！受付からアフターフォローまでをシームレスに対応

申し込みから受付、当日の運営業務にデジタルを活用して効率化することが可能だということはご理解いただけたと思いますが、エイエイピーがご提供できるのは、このようなイベント運営業務の高効率化だけではありません。参加申し込み、リマインドメール配信、当日の受付、クレジット決済、参加者へのサンキューメールや次回イベント開催の配信など、イベント企画運営の一連の業務を、デジタルを活用してシームレスに対応し、イベントを成功に導きます。

デジタル化のボーダーラインはどこに？

良い事づくめのようなイベント業務のデジタル化ですが、当然のことながらコストがかかります。では、デジタル化するのか、アナログ方式で対応するのか、見極めるポイントはどこにあるのでしょうか。実施内容や事後のデータ管理の仕方にもよりますが、参加者が100人以上の規模感で、参加費用を徴収するのであれば、申込・受付システムはデジタル化することを前向きに検討するべきかと思います。事前に参加人数を制限したり、抽選などがある場合もデジタルを導入した方が、結果としては省力化（コストダウン）につながるケースが多いといえるでしょう。